Редактор Microsoft Office Word имеет интересную возможность, про которую знают не все пользователи. Вы можете скрывать и снова отображать фрагменты текста, чтобы защитить его от просмотра другими пользователями. Это также можно сделать на этапе печати, чтобы не переносить на бумагу определённые фрагменты текста.
В некоторых случаях пользователям нужно скрыть личные данные в документе
Следует учитывать, что эта функция не является полноценной защитой данных. Каждый пользователь, который обладает правами редактирования текста, может включить отображение скрытых данных и прочитать их.
Другая полезная возможность с невидимыми символами в Word заключается в удалении личных данных при отправлении файла другому человеку. По умолчанию в документе находится большое количество временных и постоянных личных сведений, таких как рукописные примечания, маршруты передачи и элементы системы разметки. Любой пользователь, который имеет право изменять медиафайл, может просмотреть их. В некоторых случаях это недопустимо, поэтому нужно специальным образом подготовить текст перед отправкой.
Какие скрытые данные существуют в Word
Есть несколько типов невидимых символов в Ворде. Они не показываются при обычном просмотре, но их может отобразить любой пользователь. Вот они:
Добавленные вручную примечания, заметки, исправления и прочие личные данные. Если вы сделали текст совместно с другими юзерами, в нём могут находиться пометки режима редактирования, комментарии и прочее. Узнав эти сведения, любой пользователь сможет понять, кто работал над созданием документа. Так вы не сможете сохранить анонимность — это может подвести коллег.
Свойства файла, также известные как метаданные. Они включают в себя имя владельца аккаунта, с которого происходило редактирование, а также заголовок текста. К ним относится информация о времени создания, которую хранит Microsoft Office. При использовании определённых средств там можно найти заголовки электронной почты, данные, отправленные на проверку и наименования шаблонов.
Водяные знаки и данные таблиц.
Вручную скрытый пользователем текст. Его, как и остальные невидимые символы, можно восстановить.
Данные о сервере документов. Если медиафайл был сохранён на сервере управления или в библиотеке от Microsoft, он будет иметь данные о своём местоположении.
Личные XML-данные.
Как скрыть текст
Для того чтобы вручную сделать знаки в Ворде невидимыми, нужно:
Выделите нужную часть;
Кликните по ней правой клавишей мыши и нажмите «Шрифт» в контекстном меню;
В «Видоизменение» выберите пункт «Скрытый»;
Подтвердите на «ОК».
Если пользователь, читающий изменённый текст, не будет знать, где расположена невидимая часть, то, вероятно, он не сможет увидеть эти данные. Тем не менее, вероятность просмотра остаётся — он может отменить скрытие.
Как отобразить скрытый текст
Для того чтобы сделать знаки видимыми, нужно отменить скрытие:
Выберите «Видоизменение» и снимите галочку с пункта «Скрытый»;
Сохраните изменения.
Как найти скрытый текст и удалить личные данные
Если вы не уверены, что в медиафайле есть невидимые символы, вы можете проверить его. Это действие также нужно в том случае, если нужно подготовить документ к отправлению. Оно выполняется с помощью специального инспектора программы:
Откройте необходимый медиафайл;
Чтобы записать его копию (рекомендуется, так как восстановить элементы не всегда удаётся), кликните на «Сохранить как» и введите имя в соответствующее поле в окне;
Выберите директорию и запишите его;
В копии пройдите в «Файл» — «Подготовка» — «Проверить документ»;
В окне «Инспектор» отметьте требуемые пункты — информацию, которую нужно исследовать;
Кликните «Проверить»;
Посмотрите итог в окне «Инспектор документов»;
Удалите те значения, которые хотите безвозвратно скрыть от получателя при передаче (вы можете вернуть их до тех пор, пока текст открыт, а буфер отмены действий не заполнен новыми);
Запишите копию и передайте её.
Итог
В Ворде вы можете работать не только с видимыми элементами, но и со скрытыми. К ним также относится информация, которую желательно удалять перед отправлением стороннему пользователю. Делайте это для того, чтобы не афишировать данные о сервере хранения, ручные заметки и прочие личные вещи.