Создание баз данных в Microsoft Access

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах. На предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяется программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт пользователям очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённую в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример базы данных

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых программой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создавать всё заново.

Создание базы данных

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

  • текстовый;
  • поле МЕМО (используется для описаний объектов, так как позволяет вводить большое количество символов, >255);
  • числовой;
  • дата/время;
  • денежный;
  • счётчик;
  • логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
  • поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
  • гиперссылка;
  • вложение (используется для хранения нескольких фалов в одном поле);
  • вычисляемый (позволяет рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
  • мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных используются наиболее часто. Ниже в разделе «Свойства поля» вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в этой ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер этого поля до 30 (вы можете поставить любое другое число в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Типы данных в Access

Для разного атрибута, разный тип данных, пример на скриншоте

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую Маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значение. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» можно выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Сохранение таблицы Access

Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу

Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях помогла ли вам статья разобраться в вопросе и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

  • ВКонтакте
  • facebook
  • обычная форма
  • Оставить комментарий

сети
программы
Smart TV
ос
не нашли ответ?

Задайте вопрос нам!