Программа Microsoft Outlook позволяет пользователю быстро получать доступ абсолютно ко всем каталогам на компьютере. С данными, которые хранятся, можно работать идентично, как с документами посредством проводника. Все стандартные каталоги изначально приложение хранит в разделе «Mailbox», так называется учётная запись электронной почты. В этом разделе хранятся основные одноименные подкаталоги, которые содержат соответственно «Входящие письма», «Календарь», «Список контактов», «Задачи». Кроме основных подразделов, пользователь может воспользоваться черновиками (в них содержатся незавершённые предметы), отправленными данными (представляют собой копию отправленного объекта), удалёнными и исходящими данными. Рассматриваемое приложение настолько функционально, что оно позволяет создать собственные объекты, посредством которых данные упорядочиваются и хранятся в дальнейшем. В нижеприведённом материале рассмотрим, как настроить папки Outlook удобным для пользователя способом, узнаем о принципе их создания и восстановления.
Работа с папками в Microsoft Outlook.
Создание папки в программе Microsoft Outlook можно назвать одним из самых простейших действий в работе с данным приложением. Если пользователь не знает, как создать архивную папку в Outlook 2010, он может обратить внимание на командную строку. Раздел меню «Файл» содержит команду «Создать», из ниспадающего списка останется только выбрать необходимую строку.
Созданное таким образом содержание нуждается в присвоении названия. «Имя» позволит переименовать объект должным образом.
Юзер, знающий, как создать папку в Аутлуке, всегда обращает внимание на содержимое каталога, так как в нём нужно указать тип созданного. Команда «Поместить» поможет определиться с местоположением.
С копированием в программе Microsoft Outlook поможет разобраться меню приложения, достаточно найти пункт «Перейти» и указать на строку «Список». Среди ниспадающих каталогов пользователю стоит указать на тот элемент, который необходимо дублировать. Затем следует поэтапно перейти от меню «Файл» к строке «Папка» и команде «Копировать». Здесь же будет указываться имя копируемого элемента. Затем останется только указать местоположение скопированного объекта.
Перемещение в приложении Microsoft Outlook осуществляет раздел «Список», посредством которого стоит выбрать интересующее, нуждающееся в дальнейшей смене местоположения. При переходе в меню «Файл» следует указать команду «Переместить», указав название перемещаемого элемента. При щелчке в нужном месте расположения появится каталог. Это же действие поможет сделать поэтапный переход посредством команды «Создать», позволяющей создавать новые каталоги, в которые после перемещаются выбранное.
Следует помнить, что переместить нет возможности то, что отвечает за поиск, оно представляет собой виртуальные данные, хранящие представления элементов, которые помогают осуществить заданную функцию поиска.
Чтобы понять, как в Outlook настроить папки, в частности переименовать определённый предмет, следует в списке всех каталогов выбрать то, что нуждается в смене названия. Посредством меню «Файл» и строки «Папка» нужно найти раздел с командой «Переименовать». «Имя» позволит указать требуемое название.
Удалить папки в программе, как и с осуществлением прежних действий, поможет раздел «Список папок», содержащийся в меню «Перейти». Область переходов при щелчке мышкой предоставит возможность указать ту папку, которая больше не нужна пользователю. Дальнейшее действие заключается в нахождении в контекстном меню раздела «Удалить» с указанием названия. В момент удаления пропадает не только сам объект, но и всё его содержимое.
Как только элемент для перемещения будет выбран, следует обратиться к команде «Переместить в …». При этом следует указать название, куда впоследствии планируется переместить объект. Представленный список — это не что иное, как перечень названий объектов, в которых присутствуют перемещённые документы.
Раздел «Перейти» помогает работать со «Списком», именно в нём содержится перечень всего содержимого. Здесь же можно увидеть подкаталоги, чему способствует кнопка «+». Дальнейшее сворачивание и сокрытие данных осуществляет кнопка «–». При этом стоит помнить о нескольких особенностях приложения, в частности, область «Избранные» можно просмотреть только посредством раздела «Почта». Указанный объект невозможно переместить, скрыть, поменять его размер. Некоторые модификации, такие как удаление и добавление, доступны только по отношению к почтовым элементам, доступ к которым будет осуществляться посредством «Избранных объектов».
Пользователь должен знать, что раздел «Список» неперемещаем, доступно только изменение размера. При необходимости иметь доступ ко всем существующим каталогам раздел «Список» должна заменить большая кнопка (её можно расположить над строкой «Почта»). Такой же результат принесёт удаление кнопки «Почта», расположенной в разделе переходов.
Макет представляет собой набор прав, правил и форм. Чтобы скопировать макет, следует посредством раздела «Перейти» обратиться к строке «Список», где необходимо указать на интересующий объект, нуждающийся в копировании. Раздел «Файл» поможет перейти от команды «Папка» к указанию «Копировать макет». Среди списка с ниспадающими предложениями выбираем строку «Копировать структуру имя в исходную имя». Здесь же нужно указать свойства, которые будут продублированы.
В Microsoft Outlook всё имеет свой размер, узнать можно не только о весе корневого элемента, но и размере каждого вложенного объекта. При активном использовании учётной записи Exchange размер помогут узнать автономные разделы (Локальные данные), что касается почты, придётся воспользоваться «Данными» на сервере. Те объекты, которые находятся на самом компьютере (расширение .ost), не дают полной информации, из-за чего папки на ПК на деле окажутся больше, чем те, которые определяются посредством почтового ящика. Каталоги поиска не имеют размера ввиду того, что являются виртуальными и имеют только представления элементов, отвечающие некоторым заданным параметрам.
Для того чтобы узнать размер, в области переходов следует посредством мыши указать интересующий объект, и в контекстном меню перейти от «Свойств» к строке «Размер папки». Определением размера любых элементов, исключая поисковые каталоги, занимается команда «Размеры папок».
Чтобы автоматически удалённые объекты исчезали с компьютера в данном приложении, посредством вкладки «Сервис» в меню приложения следует перейти к строке «Параметры» и разделу «Дополнительно». Эти действия помогут поставить флажок напротив команды «Очищать папку «Удалённые» в момент выхода из программы.
Осуществить данную задачу помогут команды, расположенные в разделе «Сервис», посредством строки «Параметры» следует перейти к команде «Дополнительно». После того как откроются объекты, расположенные в этом месте, останется только убрать флажок, проставленный напротив указания относительно показа предупреждения об удалении.
Когда нужно назначить домашнюю страницу, следует указать элемент, затем, вызвав мышью контекстное меню, найти команду «Свойства» и перейти к строке «Домашняя страница». «Адрес» должен содержать указатель на web-страничку, используемую в качестве домашней. Эту же операцию можно осуществить посредством кнопки «Обзор», определив интересующую страницу из ниспадающего перечня. Отображаться web-странице в момент щелчка по каталогу поможет размещение флажка около строки, отвечающей за её отображение по умолчанию.
Программа Microsoft Outlook — достаточно функциональное приложение, разобравшись с принципом её работы, пользователь сможет настроить под себя всё необходимое.
