Работа с выпадающим списком в Excel

Работа в Excel с таблицами и данными в них выстроена таким образом, чтобы пользователь мог комфортно обрабатывать и анализировать их. Для этого в программу встроены различные инструменты; их использование предполагает наличие у пользователя некоторых знаний, но с ними Excel превращается в мощнейшее средство анализа. К таким инструментам относятся формулы, проверки данных, условное форматирование и т. п. И если какие-то из них действительно сложны в освоении и использовании, то другие, наоборот, при всей своей гибкости не доставляют пользователю проблем. Разработчик Office, вообще, старается большинство своих программ упростить до такого состояния, чтобы ими мог полноценно пользоваться любой человек, независимо от уровня компьютерной грамотности.

Выпадающий список Excel

Электронную таблицу можно превратить в инструмент для анализа данных

Иногда перед автором документа встаёт задача ограничения ввода. Например, в определённую ячейку должны быть введены только данные только из заранее заданного набора. Эксель даёт такую возможность.

Создание раскрывающихся списков

Причин у такой задачи может быть немало. Самая распространённая для создания всплывающего списка это использование данных из этой ячейки в формуле Excel. Так как предусмотреть конечное количество вариантов всегда проще, чем предугадывать, что человек может туда вписать, целесообразно будет дать выбор из нескольких значений, чтобы он выбрал из готового набора. Кроме того, может быть ещё и другая причина: заранее заданный стиль документа. Например, для отчётов или других официальных документов. Одно и то же, например, название отдела, можно написать по-разному, и, если этот документ позже будет обрабатываться машиной, тоже будет правильнее использовать единый стиль заполнения, а не ставить перед ней задачу распознавания по, скажем, ключевым словам. Это может внести элемент неточности в её работу.

Разобравшись с причинами, приступим к технической стороне вопроса. Перед тем как сделать выпадающий список в Excel, сформируйте на листе в диапазоне ячеек необходимые варианты. Проследите за тем, чтобы в этом перечне не было пустых строк, иначе Эксель не сможет создать нужный объект на листе. Введённые значения в строках можно отсортировать по алфавиту, для этого найдите в Ленте настроек вкладку данные и нажмите на «Сортировку». Когда работа с собственно данными у вас закончится, выделите нужный диапазон. Ещё раз скажем, что в нём не должно быть пустых строк, это критичный момент! Программа не сможет создать список с пустым элементом внутри себя, потому что пустая строка не будет восприниматься как данные для выбора. При этом перечень данных вы можете сформировать и на другом листе, не только на том, где будет располагаться поле ввода. Скажем, вы не хотите, чтобы они были доступны для редактирования другим пользователям. Тогда имеет смысл расположить их на скрытом листе.

Сортировка данных для размещения

Итак, после того как вы сформировали перечень данных, выделите ячейку, в которой должен быть создан выпадающий список. В Ленте настроек Excel на вкладке «Данные» найдите кнопку «Проверка». По нажатию на неё откроется диалоговое окно. В нём вам нужно выбрать пункт «Разрешить» и установить его значение на «Список». Так в этой ячейке способ ввода будет изменён на выбор из доступных вариантов. Но пока что эти варианты не определены. Для того чтобы добавить их в созданный объект, в поле «Источник» введите диапазон данных. Чтобы не впечатывать их вручную, нажмите на значок ввода в правой части поля, тогда окно свернётся, и вы привычным выделением вышкой сможете выбрать нужные ячейки. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, окно откроется снова. Осталось нажать ОК, и в выделенной ячейке появится треугольник, значок выпадающего списка. Нажав на него, вы получите перечень вариантов, введённых вами ранее. После этого, если варианты расположены на отдельном листе, его можно скрыть, нажав правой кнопкой мыши на его названии внизу рабочего окна и выбрав одноимённый пункт в контекстном меню.

Выбор диапазона для проверки

При выделении этой ячейки рядом с ней появятся несколько кнопок. Чтобы упростить пользователю задачу ввода, вы можете с помощью этой кнопки задать имя ячейки. Ещё то же самое вы можете сделать выше, рядом с окном ввода формул есть соответствующий пункт. Так список будет понятнее, ведь пользователю не придётся гадать по его значениям, что именно тут нужно выбрать. Кроме того, в диалоговом окне можно внести сообщение-подсказку, которое будет отображено при наведении на ячейку курсора. Если ячейка не должна оставаться пустой, уберите галочку «Игнорировать пустые значения». Флажок «Список допустимых значений» должен быть установлен в любом случае.

Присвоение имени для поля

Удаление списка

Когда выпадающий список больше не нужен, его можно удалить из документа. Для этого выделите ячейку на листе Excel, содержащую его, и перейдите в Ленте настроек на вкладку «Данные» — «Проверка данных». Там во вкладке параметров нажмите на кнопку «Очистить всё». Объект будет удалён, но при этом диапазон данных останется без изменений, то есть значения не будут удалены.

Очистка всех данных

Заключение

Алгоритм создания таких объектов прост. Перед тем как сделать в Excel раскрывающийся список, сформируйте перечень значений, при необходимости отформатируйте так, как вам удобно. Обратите внимание на 2 нюанса: длина диапазона данных ограничена, пороговое значение 32767 элементов, и второй: длина собственно всплывающего окна будет определена длиной пунктов из перечня. Располагая этот объект на странице, вы упростите ввод данных от других пользователей; их использование положительно влияет на скорость и точность работы, помогает упростить формулы, работающие в документе, и в принципе разрешает проблему неодинакового форматирования текстовых данных. Но если вы используете в книге Экселя Microsoft Share Point, создать выпадающий список будет невозможно, это связано с ограничениями в работе публикующей программы.

  • ВКонтакте
  • facebook
  • обычная форма
  • Оставить комментарий

сети
программы
Smart TV
ос
не нашли ответ?

Задайте вопрос нам!