Помните хит Аллы Пугачёвой «То ли ещё будет»? «Нагружать» учащихся стали действительно сильнее, и это мягко сказано. Современный школьник, а тем более студент, в редких случаях в состоянии запомнить материал, необходимый для сдачи экзамена, в полном объёме. Поэтому такой распространённый приём, как использование шпаргалок, остаётся актуальным и в наше время.
Но неужели процесс их написания остался таким же архаичным, как 100 лет назад? К счастью, технический прогресс проник и в эту сферу: готовить «шпоры» вручную сегодня уже не имеет смысла – гораздо проще набрать нужный текст на компьютере. Но есть одна проблема: необходимо обеспечить столь же небольшие размеры букв и символов, что невозможно сделать, используя простые текстовые процессоры типа Блокнота.
Но и здесь ситуация исправима: на выручку придёт его величество Microsoft Word. Оказывается, возможностей этого знаменитого текстового редактора достаточно для выполнения такой сложной задачи.
Используя отнюдь не самые экзотические функции, можно действительно поместить достаточно объёмный материал с формулами и рисунками на ограниченном пространстве – в точности так, как это бы делалось вручную. Разумеется, читабельность отпечатанного на принтере документа будет гораздо выше, чем у рукописного текста, да и при возможности эту же шпаргалку можно предложить сокурсникам с параллельного потока или использовать её в следующем году, причём в неограниченных количествах. Написанной вручную шпаргалке о таких возможностях можно только мечтать.
Но не всё так гладко – процедура миниатюризации и оптимизации такого документа достаточно сложна и состоит из множества различных операций, о которых вы сегодня и узнаете. После набора текса и его надлежащего форматирования останется только распечатать его в требуемом количестве экземпляров, и единственной ручной операцией, которую придётся выполнить, станет разрезание листов на узкие полоски согласно выбранному делению документа на колонки.
Задача написания шпаргалки упрощается ещё и потому, что сегодня большую часть материалов, если не все, можно взять в готовом виде в интернете. Вероятнее всего, в документе окажется много лишнего – всякие сноски, вставки, пояснения, ссылки в шпаргалке не нужны, так что придётся чистить её от этого хлама вручную.
Ну что ж, приступим!
Самое удобное представление шпаргалки – это узкая полоска, скрученная в ролик. Её легко спрятать, а при использовании она занимает минимум места, оставаясь незаметной для преподавателя. В Word для подобного форматирования имеется такой инструмент, как разбивка страницы на колонки.
Рассмотрим, как сделать шпоры в Word с разбивкой на колонки:
Как правило, в результате выполнения этой операции количество страниц документа увеличится – за счёт интервалов между строками. Поскольку нам нужно получить противоположный результат, нам придётся использовать другие инструменты для оптимизации шпаргалки, включая уменьшение используемого шрифта, изменение межсимвольного интервала, удаление рисунков, если они не необходимы, и так далее. Обо всём этом мы поговорим позже. А пока отметим, что неопытные пользователи пытаются сделать шпору в Word с помощью таблицы вместо разбивки на колонки. Такой метод имеет право на существование, но форматировать таблицы гораздо сложнее, а в ряде случаев добиться необходимого эффекта и вовсе нельзя.
Следующий приём, помогающий сделать текст более компактным, – это уменьшение размера полей. И хотя эффективность этого метода невысока, экономия даже 5% пространства в нашем случае – хороший результат, ведь важен каждый миллиметр.
Алгоритм действий:
Если пытаться сделать шпоры в Word 2010 и более ранних версиях с помощью такого уменьшения полей, то при выводе документа на печать может выскочить предупреждение, что содержимое текста выходит за границы области печати. Не следует обращать внимание на это сообщение, поскольку его актуальность подлежит сомнению – уже достаточно давно большинство моделей принтеров эти границы не принимают во внимание, хотя предупреждение для совместимости с древними печатающими устройствами осталось.
После использования этого приёма можно заметить, что количество станиц документа уменьшилось.
Мы уже добились того, что изначальный текст расположен на листе намного плотнее, а общее количество страниц немного уменьшилось. Теперь, чтобы сделать шпаргалку в Word ещё компактнее, можно приступать к изменению размера используемого шрифта и, если в этом возникнет необходимость, его начертания или типа.
Действие подобных операций распространяется на выделенный фрагмент, поэтому, чтобы изменения коснулись всего документа, жмём комбинацию Ctrl+A, что позволит выделить все страницы. Считается, что самым легко читаемым шрифтом является «Arial», поэтому выбираем его, если он не установлен в программе как шрифт по умолчанию. Впрочем, никто не мешает вам поэкспериментировать – благо, набор шрифтов в Word внушительный.
Теперь можно установить самый маленький шрифт для шпоры, который оставался бы хорошо читаемым. Начинайте с кегля 6 – обычно такой размер считается оптимальным.
Чтобы проверить, подойдёт ли вам такой шрифт, распечатайте первую страницу документа. Возможно, вам не понравится, тогда просто измените кегль на 7 или 8, хотя последний размер для шпаргалки великоват.
Мы добились того, что шпоры в Word оказались напечатанными самым мелким, но хорошо читаемым шрифтом. Эффект от такой операции будет весьма значимым – количество страниц уменьшится намного, часто – наполовину.
Остались ли у редактора ресурсы, чтобы ещё больше уменьшить текст шпоры? Оказывается – да, сделать шпаргалки в Word маленькими позволит уменьшение интервала между буквами, принятого по умолчанию.
Для уменьшения межсимвольного интервала, позволяющего поместить в строке на несколько букв больше, нужно выбрать вкладку «Шифр», а в ней нажать кнопку «Интервал». В открывшемся диалоговом окне выбираем опцию «Уплотнённый», который уменьшит расстояние между соседними буквами на 0,1 пункта.
Такой же фокус можно проделать с межстрочным интервалом – если шрифт очень мелки, то расстояние между строками окажется непропорционально большим. Убираем этот недостаток:
В результате мы сделали мини-шпоры в Word, которые уже можно брать на экзамен. Но не спешите – возможности программы на этом ещё не исчерпаны.
Еще один простой, но действенный приём, позволяющий оформить шпоры в Word ещё компактнее – это использование возможности выставления переносов. По умолчанию эта фишка отключена, в результате в конце строк имеется много пустого пространства. Его можно заполнить слогами с переносом.
Для этого переходим во вкладку «Сервис», выбираем пункт «Язык», жмём кнопку «Расстановка переносов» и ставим галочку напротив слова «Авто».
В результате длинные слова, переносящиеся ранее на новую строчку целиком, будут разделяться переносом, что позволит ещё больше уплотнить нашу шпаргалку. В некоторых случаях такой приём не срабатывает, в особенности если документ был импортирован из другого источника. В Word редакции 1997/2003 подобная проблема решается следующим образом:
Студенты в рукописных шпаргалках активно используют сокращения часто повторяемых с условием, что они будут им понятны. Такой же эффективный приём можно использовать и в Word, но сделать это руками в многостраничном документе – занятие не из лёгких. К счастью, в Word имеется достаточно эффективное средство, предоставляющее возможность осуществить желаемое. Что нужно сделать:
Правда, подобную операцию придётся применять отдельно к каждому сокращению, и работает она не всегда корректно. Чтобы напечатать маленькие шпоры и не исказить смысл, желательно использовать в этом же меню пункт «Больше», а в появившемся дополнительном окне проставить галочку напротив фразы «Только слово целиком», и только затем перейти к пункту «Заменить». Такой приём позволит при выполнении замены слова «обществе» на сокращённый вариант «общ-ве» избежать такого же сокращения слов «общественный», имеющих одинаковое начало. Их можно потом заменить на «общ-ный».
И на этом наш урок о том, как создать шпаргалку в Word, ещё не окончен.
Часто при импорте документа, являющегося основой для создания шпаргалки, в нём имеются рисунки и схемы, которые служат для наглядности текстового описания, но без которых можно и обойтись. Это не касается формул, представленных в формате рисунка. Удаление изображений выполняется буквально в два клика: сначала на удаляемом объекте для его выделения, а затем на клавиатуре (клавиша Delete).
Такой приём позволит распечатать ещё меньшие по размерам шпоры.
Существует ещё немало других способов сокращения текста, менее эффективных. Например, длинные тире можно заменить короткими или дефисами. Кавычки ““ тоже занимают меньше места, чем «». Все эти операции производятся с помощью функции «Заменить».
Если вам известны номера билетов на экзаменах и их содержимое, можно создать шпаргалку в Word не в виде книжки, а посредством использования таблицы. А уже в неё последовательно добавлять материал в соответствии с вопросами билетов.
Упорядочить размещение материала можно, используя функцию сортировки, установив необходимые параметры.
Словом, возможностей сделать по-настоящему компактную шпору в Word более чем достаточно, и мы надеемся, что нашим читателям из числа студентов или школьников этот материал пригодится.